福建省司法厅 福建省档案局


福建省司法厅 福建省档案局关于印发《司法鉴定业务档案管理办法》的通知

闽司（2007）183号


各设区市司法局、档案局、司法鉴定机构：

　　现将《福建省司法鉴定业务档案管理办法》印发给你们，请遵照执行。

　　附件：福建省司法鉴定业务档案管理办法


　　　　　 　　福建省司法厅　福建省档案局
　
　　　　　　　　　 二0 0七年七月二十日


附件

　　　　　 福建省司法鉴定业务档案管理办法


　　　　　　　　　第一章 总 则

第一条　为加强司法鉴定业务档案规范管理，根据《中华人民共和国档案法》和国家档案工作的有关规定，结合我省司法鉴定管理工作实际，制定本办法。

第二条　司法鉴定业务档案(以下简称鉴定档案)，是司法鉴定机构及鉴定人从事司法鉴定业务活动过程中形成的各种载体的历史记录，是国家档案资源的组成部分，是重要的专业档案。

第三条　做好鉴定档案的收集、整理、保管、利用等工作是司法鉴定机构应尽的职责。司法鉴定机构依法接受司法行政机关和档案行政管理部门的指导、监督和检查。

第四条　司法鉴定机构应当配备专职或兼职档案管理人员，负责鉴定档案的集中统一管理。

第五条　档案管理人员的职责是:
(一)执行国家档案工作的有关规定；
(二)指导、督促、检查鉴定人的立卷、归档工作；
(三)负责鉴定档案的日常管理和使用；
(四)完成其他档案管理工作。

　　　　　　　　第二章 收集、整理和归档

第六条　鉴定人应当在鉴定事项办结后三个月内将有关文件材料收集归档，并按下列顺序整理立卷:
(一)鉴定文书正本；
(二)司法鉴定委托书；
(三)鉴定案件受理合同；
(四)鉴定文书底稿；
(五)检验检查记录；
(六)送鉴材料；
(七)收费凭证复印件；
(八)送达回证；
(九)其他应当归档的材料。
需退还委托方的送鉴材料，应当复印或拍照存档。复制的文件材料，应当有“复印件”标识。如不能复印或拍照存档，应当附加说明。

第七条　归档的光盘、录音带、录像带、CT片、X片等应有说明材料和标识符，内容包括：承办单位、制作人、制作时间、与其相关的鉴定档案的参见号，并单独整理存放。

第八条　卷内材料的编号及案卷封面、目录和备考表的制作应当符合以下要求:
(一)卷内文件材料经过系统排列后，应当在有文字的材料正面的右上角、背面的左上角用阿拉伯数字编写页码。
(二)案卷封面可打印或书写。书写应当用蓝黑墨水或碳素墨水，字迹要工整、清晰、规范。
(三)卷内目录应当按卷内材料排列顺序逐一载明，并标明起止页码。
(四)卷内备考表应当载明与本案卷有关的影像、声像等文件材料的归档情况；案卷归档后经司法鉴定机构负责人同意入卷或撤出的材料情况；立卷人、机构负责人、档案管理人员的姓名；立卷、接收日期以及其他需要说明的事项。

第九条　对装订线以外有字迹或破损的材料，以及与本案卷材料不可分割的照片、小字条等，要进行加边和托裱；对过大的纸张要折叠；对材料上的金属物要拆除，方可装订。

第十条　案卷应当做到材料齐全完整、排列有序，标题简明确切，保管期限划分准确，装订不掉页不压字。

第十一条　档案管理人员接收案卷时，应当按照立卷归档的要求进行验收，验收合格后办理归档手续。

第十二条　档案管理人员对已接收的案卷，应当按保管期限、年度顺序、鉴定类别进行排列编号。涉密案卷应当单独编号存放。

第十三条　档案管理人员应当在分类排列的基础上编制案卷目录和卷内目录等，并按有关标准建立鉴定档案文件目录数据库。

　　　　　　　　　　第三章 保管期限

第十四条　鉴定档案的保管期限按受理后是否出具鉴定书分类。受理后出具鉴定书的，列为永久保管。受理后没有出具鉴定书的，列为定期保管，保管期限为十年。
鉴定档案的保管期限，从该鉴定事项办结后的下一年度起算。

第十五条　鉴定档案目录登记簿、接收登记薄、销毁登记簿、销毁批件、移交登记簿列为永久保管。

　　　　　　　　　第四章 库房管理

第十六条　档案库房应当坚固，具备防火、防盗、防潮、防高温、防鼠、防虫、防光、防污染等条件。使用的档案装具应符合国家有关标准，存贮于特种载体的鉴定档案应当有专用的装具。室内应当保持清洁、整齐、通风。严禁在档案库房内外存放易燃、易爆物品。

第十七条　磁性鉴定材料应当防止受潮、磁化，并定期进行倒带维护、检查。电子档案按照《福建省电子文件归档与电子档案管理办法》的有关要求进行管理，注意做好备份工作。

第十八条　档案管理人员应当定期对档案进行检查和清点，发现破损、变质、字迹褪色和被虫蛀、鼠咬的档案应当及时采取防治措施，并进行修补和复制。发现丢失的，应当立即报告，并负责查找。

　　　　　　　　　　第五章 查阅和借调

第十九条　司法鉴定机构应当建立鉴定档案的查阅和借调制度,履行登记、审批手续。

第二十条　司法行政机关司法鉴定管理部门和司法机关因工作需要查阅和借调鉴定档案的，应当出具单位函件，出示行政执法证件（工作证），并履行登记手续。借调鉴定档案的应当在一个月内归还。
其他国家机关依法需要查阅鉴定档案的，应当出具单位函件，出示经办人工作证，经司法鉴定机构负责人批准，并履行登记手续。
其他单位和个人一般不得查阅鉴定档案。确因特殊情况需要查阅的，应当出具单位函件，出示个人有效身份证明，经司法行政机关司法鉴定管理部门批准，并履行登记手续。

第二十一条　经司法鉴定机构负责人同意，卷内材料可以摘抄或复印。复印的材料，由档案管理人员核对后，注明“复印件与案卷材料一致”的字样，并加盖司法鉴定机构印章。

第二十二条　鉴定人查阅或借调鉴定档案，应当经司法鉴定机构负责人同意，履行登记手续。借调鉴定档案的，应当在七天内归还。

第二十三条　借调鉴定档案到期未归还的，档案管理人员应当催还。造成档案损毁或丢失的，依法追究相关当事人责任。

　　　　　　　　第六章 鉴定、销毁和移交

第二十四条　司法鉴定机构对保管的鉴定档案，应当每五年进行一次鉴定。鉴定工作由司法行政机关司法鉴定管理部门和司法鉴定机构负责人、档案管理人员等组成鉴定小组共同进行。

第二十五条　鉴定档案经鉴定小组鉴定一致认为无保存价值的，登记造册后予以销毁。销毁鉴定档案时，应当由两人负责监销，监销人应当在销毁登记簿上签名。

第二十六条　司法鉴定机构和档案管理人员应当按照档案移交的规定做好鉴定档案移交工作。

第二十七条　列为永久保管的鉴定档案在国家规定的保存期满后，应当连同案卷目录、档案目录电子数据等有关检索工具、参考资料一并向当地档案馆移交。移交的档案应当在移交登记簿中详细载明。

第二十八条　有下列情形的，司法行政机关应当监督其做好鉴定档案移交工作:
(一)司法鉴定机构被撤销或注销的，撤销或注销前应当将鉴定档案移交当地档案馆或由司法行政机关代管；
(二)司法鉴定机构分离的，分离前应当将鉴定档案移交当地档案馆或确定一个分离后的鉴定机构保管；
(三)鉴定机构合并的，其鉴定档案由合并后的鉴定机构保管。

第二十九条　档案管理人员调动工作时，司法鉴定机构负责人应当督促做好鉴定档案的移交工作，办理移交登记手续。

　　　　　　　　　　　第七章 附 则

第三十条　司法鉴定机构及其档案管理人员违反有关档案管理法律法规的，由司法行政机关和档案行政管理部门负责处理。

第三十一条　本办法由福建省司法厅负责解释。

第三十二条　本办法自颁布之日起施行。






【案情】


原告樊春志委托第三人李领兵于2009年3月25日向被告河南省温县工商行政管理局提交设立“温县锦丰纺织厂”申请资料，经被告审核后于当日发放给原告“个体工商户营业执照”，之后原告开始经营。2010年5月14日，第三人以原告名义向被告提交注销该厂营业执照申请，被告经审核后于6月1日将该厂营业执照注销并将公章收回销毁。2011年8月23日，原告以“2011年8月9日去被告处办事时，发现其厂营业执照已被注销，后经查档后发现是第三人在原告不知情的情况下模仿原告的字体后以原告名义向被告申请注销，被告在没有见到原告出具的委托书及其他资料的情况下予以核准注销，被告的行为侵害了原告的合法权益”为由，向法院提起行政诉讼，要求撤销被告的注销行为。


【分歧】


被告在审查工商登记事项时是形式审查而非实质审查，本案的焦点是形式审查的标准问题：

第一种意见认为，工商行政机关在办理工商登记时，只要申请人提供的材料齐全，符合法定形式，工商行政机关就应该履行职责。本案中，第三人到被告处办理注销原告工商营业执照登记时，所提供的材料符合法定要求，因此，被告将原告的个体工商营业执照注销的行为符合法律规定，应判决维持该注销行为。

第二种意见认为，行政机关的审查不能只是简单的形式审查，因为其审查结果是要对当事人、社会产生一定法律后果的。本案中，被告未对第三人提供的申请材料的真实性进行审查，以至于被告根据第三人提供的虚假委托书将原告的个体工商户营业执照注销，给原告造成了危害，因此，应判决被告的注销行为无效，并责令被告改正。


【评析】


笔者赞同第二种意见。

形式审查毕竟是审查，对工商机关而言，只是不需要对当事人提供的材料的真实性进行调查取证，但仍然对当事人提供的材料和工商备案的材料反映出的真实性、合法性负有审查义务，它的审查限度应该为在专业注意的尽可能范围内对材料真实性负责，至少应该从形式上排除虚假材料。工商登记审查应该包括以下内容：首先，应该审查当事人提交的材料是否数量上足够，是否符合法律法规规定的法定形式；其次，应该审查当事人提交的材料是否符合法律、法规、公司章程的规定，因为材料的合法性只要进行形式审查即可确定，不需要工商机关进行调查。当事人提交的材料如果反映的内容不足够，工商机关应该让其补充；如果不符合法律规定的内容和程序，工商机关也应有义务让其改正。

法院应如何对行政机关采用形式审查方式作出的行政行为进行司法审查呢？有意见认为，法院对行政机关不能苛求，对行政行为的合法性审查也应遵循形式审查的标准，即只要行政机关能够证明当事人提交的材料齐全、符合法定形式、无形式瑕疵，该行政行为即属合法，法院就应维持被诉行政行为。

笔者认为，上述观点不符合我国行政诉讼法规定的合法性审查原则的真实含义，而且同我们的司法理念也是相悖的。工商行政管理机关在办理工商登记时，切实履行了形式审查的义务，但在诉讼中确有证据证明当事人提供了虚假申请材料或通过非法手段骗取了工商登记，法院如果按照形式审查的理念判决维持被诉登记行为，其结果将是非常消极的：首先，客观存在的违法登记行为将无法得到纠正，受到损害的当事人由于受行政行为效力的约束，将继续承受不公平的待遇而无法得到司法救济；其次，司法监督的真空，将不利于行政机关责任意识的加强，行政机关很难有压力和动力提高行政执法水平；第三，从我国国情和民情出发，法院如果维持事实上已被证明是错误的登记行为，显然无法得到社会公众的广泛认同，司法权威和公信力必然受到影响。


（作者单位：河南省温县人民法院）